Od drugiej połowy litego obowiązują w całej Unii Europejskiej nowe przepisy zmniejszające koszty i ograniczające formalności administracyjne dla obywateli mieszkających poza swoim krajem pochodzenia.
Wcześniej, w przypadku zamieszkania w innym kraju, należało uzyskać pieczęć poświadczającą autentyczność dokumentów urzędowych, takich jak akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Dotyczyło to około 17 milionów obywateli UE.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem taka pieczęć i procedury biurokratyczne związane z jej uzyskaniem nie będą już wymagane przy przedstawianiu dokumentów urzędowych wydanych w innym kraju UE. Zgodnie z nowymi przepisami obywatele nie będą już zobowiązani do przedstawienia w wielu przypadkach tłumaczenia przysięgłego swoich dokumentów urzędowych. Jednocześnie w rozporządzeniu przewidziano solidne zabezpieczenia mające zapobiec oszustwom.
To wspaniała wiadomość dla obywateli, którzy mieszkają lub chcą mieszkać w innym kraju UE niż kraj ich pochodzenia, powiedziała Věra Jourová, komisarz do spraw sprawiedliwości, konsumentów i równouprawnienia płci. Od jutra nie będzie już kosztownych i czasochłonnych procedur biurokratycznych dla obywateli, którzy potrzebują przedstawić dokument urzędowy potrzebny do zawarcia małżeństwa lub podjęcia pracy w kraju zamieszkania. Sprawi to, że życie codzienne obywateli mieszkających i pracujących w innym kraju członkowskim Unii stanie się łatwiejsze i tańsze. 
Nowe przepisy położą kres wielu biurokratycznym procedurom:
  • dokumenty urzędowe (np. akty urodzenia, akty małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym) wydane w jednym z państw Unii muszą zostać uznane za autentyczne w innym państwie członkowskim bez poświadczającej tę autentyczność pieczęci;
  • rozporządzenie znosi także obowiązek dostarczania w każdej sytuacji kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem i uwierzytelnionego tłumaczenia takich dokumentów urzędowych. Obywatele mogą także poprosić – jako pomoc translatorską – o wielojęzyczne standardowe formularze dostępne we wszystkich językach urzędowych UE, aby w ten sposób uniknąć konieczności tłumaczenia dokumentów na inny język;
  • rozporządzenie ustanawia gwarancje zapobiegające nadużyciom: w przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, będzie mógł go zweryfikować, kontaktując się z odpowiednim organem drugiego państwa członkowskiego UE za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym(IMI).
Rozporządzenie dotyczy jedynie autentyczności dokumentów urzędowych, a zatem państwa członkowskie będą nadal stosować własne przepisy krajowe dotyczące uznawania treści i skutków dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie Unii.
Kontekst
Około 17 milionów obywateli UE mieszka w innym państwie UE niż ich państwo pochodzenia. Około 2 mln obywateli to osoby dojeżdżające do pracy zagranicą, które pracują lub studiują w jednym kraju, ale mieszkają w innym.
Przepisy te zostały zaproponowane przez Komisję Europejską w kwietniu 2013 r., po otrzymaniu od obywateli informacji, że procedury są długie i uciążliwe. Rozporządzenie przyjęto w czerwcu 2016 r. Kraje UE miały dwa i pół roku na dostosowanie się do nowych uproszczeń.
Załącznik
Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące następujących obszarów:
- urodzenie
- pozostawanie osoby przy życiu
- zgon
- imię i nazwisko
- małżeństwo, w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny
- rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa
- zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status takiego związku
- rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego
- pochodzenie dziecka
- adopcja
- miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu
- obywatelstwo
- brak wpisu w rejestrze karnym
- prawo do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i wyborach do Parlamentu Europejskiego.
Rozporządzenie wprowadza wielojęzyczne standardowe formularze jako pomoc tłumaczeniową do dokumentów urzędowych dotyczących:
- urodzenia
- pozostawania osoby przy życiu
- zgonu
- małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego
- zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz
- braku wpisu w rejestrze karnym.
Nie wszystkie standardowe formularze są wydawane we wszystkich państwach członkowskich. Obywatele mogą sprawdzić, które formularze są wydawane w ich kraju na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość" .
Organy publiczne mogą pobierać formularze z portalu „e-Sprawiedliwość" i korzystać z nich.
Dodatkowe informacje
Dokumenty urzędowe, w tym wielojęzyczne formularze na portalu e-Sprawiedliwość
Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych